Wet- en Regelgeving

1. Algemene beginselen

De Code Corporate Governance Curaçao (“de Code”) is van toepassing op alle vennootschappen met statutaire zetel op Curaçao en waarvan de aandelen of certificaten deels of in zijn geheel, rechtstreeks of door tussenkomst van een derde, in handen zijn van Curaçao.De Code is tevens van toepassing op stichtingen waarvan door de Minister of bij landsbesluit wordt beslist ter zake van de benoeming of het ontslag van één of meer bestuurders of van de wijziging van de statuten. Uitgangspunt hierbij is dat de bepalingen van deze Code uitgaan van een stichtingsstructuur welk gebaseerd is op het Raad van Commissarissen-model. De belangrijkste kenmerken van dit Raad van Commissarissen-model zijn de volgende:
– De Raad van Bestuur is het Bestuur van de stichting en heeft zelfstandige bestuursbevoegdheid. Aan haar komen alle bevoegdheden toe, met uitzondering van de aan de Raad van Commissarissen opgedragen bevoegdheden;
– De Raad van Commissarissen van een zodanige stichting heeft een drietal taken:
(i) adviseren van de Raad van Bestuur,
(ii) toezicht houden op de Raad van Bestuur en
(iii) een aantal bijzondere taken zoals het benoemen en ontslaan van bestuurders en het goedkeuren van ingrijpende bestuursbesluiten.

Het toepassen van de bepalingen van de Code impliceert dat de statuten van de betreffende stichtingen aangepast moeten worden conform het Raad van Commissarissen-model.

De Code is onderverdeeld in de volgende vijf hoofdstukken: (I) Algemene beginselen, (II) De raad van commissarissen, (III) Het bestuur, (IV) De algemene vergadering van aandeelhouders, (V) Overige bepalingen.

De Code bevat zowel principes als concrete bepalingen die de bij de vennootschap betrokken personen en partijen tegenover elkaar in acht dienen te nemen. De principes kunnen worden opgevat als de, inmiddels breed gedragen, algemene opvattingen over goede corporate governance. De principes zijn verder uitgewerkt in concrete bepalingen die een zekere normstelling creëren voor het gedrag van bestuurders, commissarissen, aandeelhouders en de externe accountant.

Deze bepalingen kunnen worden opgevat als een nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance. De vennootschappen kunnen hiervan afwijken. Afwijkingen zijn op zich niet verwerpelijk en kunnen onder bepaalde omstandigheden juist gerechtvaardigd zijn. Het kunnen toepassen van alle bepalingen van de Code is namelijk afhankelijk van de concrete omstandigheden waarin de vennootschap en haar aandeelhouders zich bevinden. Zowel de aandeelhouders als het bestuur en de raad van commissarissen dienen open te staan voor een dialoog over de redengeving voor de afwijkingen. Onvoorwaardelijke vrijheid om de Code wel of niet op te volgen is echter niet mogelijk.

De statuten van de vennootschappen en stichtingen dienen zodanig te worden aangepast dat alle bepalingen van de Code van toepassing verklaard kunnen worden. In ieder geval dient in de statuten een verwijzing naar de Code te worden opgenomen alsook de verplichting om de bepalingen van de Code toe te passen, rekening houdend met de concrete omstandigheden van de vennootschap of stichting.

De Code heeft als uitgangspunt dat de vennootschap een lange termijn samenwerkingsverband is van diverse bij de vennootschap betrokken partijen. Deze partijen betreffen de groepen en individuele belanghebbenden, die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of erdoor worden beïnvloed. Het bestuur en de raad van commissarissen hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de afweging van deze belangen, doorgaans gericht op de continuïteit van de vennootschap. Daarbij streeft de vennootschap naar het creëren van toegevoegde waarde voor alle betrokken partijen op de lange termijn. Het bestuur en de raad van commissarissen behoren met de belangen van de verschillende bij de vennootschap betrokken partijen rekening te houden. Vertrouwen van de bij de vennootschap betrokken partijen dat hun belangen worden behartigd, is een voorwaarde om binnen en met de vennootschap samen te blijven werken.

Goed ondernemerschap, waaronder inbegrepen integer en transparant handelen door het bestuur, alsmede adequate toezicht hierop, waaronder inbegrepen het afleggen van verantwoording over het uitgeoefende toezicht, zijn essentiële voorwaarden voor het stellen van vertrouwen in het bestuur en het toezicht door de raad van commissarissen. Toepassing en naleving van de onderhavige Code waarborgt deze essentiële uitgangspunten voor goede corporate governance.

In de Code wordt uitgegaan van de structuur waarin naast het bestuur een aparte raad van commissarissen functioneert. Het bestuur en de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de corporate governance structuur van de vennootschap alsook de naleving van de bepalingen van deze Code. Het bestuur en de raad van commissarissen leggen hierover verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Het bestuur legt verantwoording af over het beleid en uitvoering van de principes en bepalingen zoals opgenomen in deze Code. De raad van commissarissen rapporteert vanuit zijn toezichthoudende functie in hoeverre de principes en bepalingen zoals opgenomen in deze Code zijn nageleefd. De aandeelhouders nemen zorgvuldig kennis van deze verantwoordingen en maken een grondige beoordeling van de redengeving van eventuele afwijkingen door de vennootschap van de principes en bepalingen van zoals opgenomen in deze Code.

De hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap worden jaarlijks, mede aan de hand van de principes en bepalingen die in deze Code zijn opgenomen, in een apart hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. In dat hoofdstuk geeft de vennootschap uitdrukkelijk aan in hoeverre zij de in deze Code opgenomen principes en bepalingen heeft opgevolgd en zo niet, waarom en in hoeverre zij daarvan is afgeweken. Elke substantiële verandering in de corporate governance structuur van de vennootschap en in de naleving van de principes en bepalingen van deze Code wordt als een afzonderlijk agendapunt ter bespreking aan de algemene vergadering van aandeelhouders voorgelegd.

Vennootschappen doen al het mogelijke om zo spoedig mogelijk aan de principes en bepalingen van de Code te voldoen. De Code treedt in werking vanaf het boekjaar 2009. Van de vennootschappen wordt derhalve verwacht dat zij vanaf het jaarverslag over het boekjaar 2009, jaarlijks, in het jaarverslag een hoofdstuk wijden aan de hoofdlijnen van de corporate governance structuur van de vennootschap alsook aan de naleving van de principes en bepalingen van de Code, waarbij eventuele afwijkingen worden verklaard.

2. De raad van commissarissen
2.1 Taak en werkwijze

De raad van commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en staat het bestuur met raad ter zijde. De raad van commissarissen richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vennootschap betrokken partijen af. De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren.
In het bijzonder ziet de raad van commissarissen er op toe dat:
– de algemene gang van zaken naar behoren plaatsvindt binnen de vennootschap en al haar vestigingen en eventuele vennootschappen waarover zij op grond van management overeenkomsten het management voert;
– het bestuur een beleidsplan opstelt en vervolgens de raad van commissarissen het beleidsplan goedkeurt;
– het bestuursbeleid past binnen het beleidsplan;
– het bestuur uiterlijk per één november een jaarplan en de jaarlijkse exploitatie¬- en investeringsbegroting voor het komende jaar opstelt en vervolgens ter goedkeuring voorlegt aan de raad van commissarissen;
– er geregeld, en minimaal vier (4) keer per jaar, financieel schriftelijk gerapporteerd wordt door het bestuur;
– tijdig voldoende informatie beschikbaar is gesteld door het bestuur om gedegen te kunnen oordelen;
– gedane toezeggingen door het bestuur worden nageleefd;
– alleen verantwoorde bedrijfsrisico’s worden genomen;
– zij redelijke zekerheid hebben dat de administratie juist en betrouwbaar is, de jaarrekening de financiële toestand betrouwbaar weergeeft en overige berichtgeving vanuit de vennootschap betrouwbaar en zorgvuldig is;
– het bestuursbeleid in overeenstemming is met wettelijke en statutaire voorschriften en andere relevante regels;
– het bestuur het business plan en het jaarplan uitvoeren en zich houdt aan de financierings-, exploitatie- en investeringsbegroting, casu quo de suppletoire begroting;
– de uitvoering van het financiële beleid, het commerciële beleid, het technische beleid, het sociale- en personeelsbeleid en het informatie- en automatiseringsbeleid in overeenstemming zijn met het businessplan, het jaarplan en de exploitatie- en investeringsbegroting;
– dat de bedrijfsvoering van de vennootschap conform de wettelijke regels geschiedt;
– besluiten die aan de goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen, voordat het desbetreffende besluit door het bestuur is genomen, aan de raad van commissarissen worden voorgelegd;
– het beleid dat de vennootschap voert overeenkomstig de beginselen van verantwoord ondernemerschap is;
– de relatie tussen de vennootschap en haar aandeelhouder op zakelijke wijze vorm en inhoud gegeven wordt;
– de algemene vergadering van aandeelhouders, minstens één maand vóór de datum van de algemene vergadering van aandeelhouders, een pré-advies met betrekking tot de jaarrekening ontvangt;
– de jaarvergadering tijdig gehouden wordt;
– het bestuur jaarlijks in het kader van de jaarrekeningcontrole een zogenaamde “management letter” door de externe accountant ten behoeve van de vennootschap laat opstellen, waarin aanbevelingen en voorstellen zijn opgenomen gericht op het verbeteren van het financieel beheer en/of de administratieve organisatie;
– het bestuur de aanbevelingen uit de management letter opvolgt.

De taakverdeling van de raad van commissarissen alsook zijn werkwijze worden vastgelegd in een reglement.

De raad van commissarissen stelt een minimum vergaderfrequentie vast en vergadert volgens een vastgesteld schema. Er wordt ten minste eens in de drie maanden door de raad van commissarissen vergaderd. Commissarissen worden erop aangesproken indien zij frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad dan wel indien zij deze vergaderingen niet bijwonen.

Ten minste éénmaal per jaar en wel vóór 1 oktober van ieder jaar worden de strategie en de aan de onderneming verbonden risico’s door de raad van commissarissen besproken. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen bespreekt ten minste éénmaal per jaar de uitkomsten van de beoordeling door het bestuur van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede significante wijzigingen hierin. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen bespreekt ten minste tweemaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur, het functioneren van de raad in het geheel, dat van de individuele commissarissen afzonderlijk, van het bestuur als college alsook van de individuele bestuurders en tevens welke conclusies daaraan moeten worden verbonden. Van het houden van deze besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen alsook de afzonderlijke commissarissen hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de raad van commissarissen behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de raad van commissarissen dit geboden acht kan hij informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De raad van commissarissen kan verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij zijn vergaderingen aanwezig zijn.

Teneinde de raad van commissarissen in de gelegenheid te stellen om bij de introductie van deze Code zijn toezichthoudende taak nader in te vullen op basis van de bepalingen van deze Code alsook om in verband met die introductie een zorgvuldige aanpassing van de statuten mogelijk te maken, zal in dit kader een overgangsregeling gelden waarbij de bij de introductie bestaande benoemingen onaangetast zullen blijven totdat de op dat moment lopende zittingstermijnen van die leden van de raad van commissarissen eindigen dan wel totdat er uit anderen hoofde sprake is van een wijziging in de samenstelling van de raad van commissarissen.

2.2 Rapportageverplichting

Van de jaarstukken van de vennootschap maakt deel uit een verslag van de raad van commissarissen, waarin de raad van commissarissen verslag doet van zijn werkzaamheden in het boekjaar en de specifieke opgaven en vermeldingen opneemt die de bepalingen van deze Code verlangen.

In het verslag van de raad van commissarissen wordt omtrent de individuele commissarissen mededeling gedaan inzake beroep casu quo hoofdfunctie en alle nevenfuncties. Er moet met name melding worden gemaakt van functies van commissarissen binnen organisaties/entiteiten die op enigerlei wijze zaken doen met de vennootschap. Tevens wordt van elke commissaris het tijdstip van eerste benoeming vermeld alsook de lopende termijn waarvoor hij is benoemd.

2.3 Deskundigheid en samenstelling

De raad van commissarissen dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Deze samenstelling dient te berusten op een bewuste keuze voor kwaliteit ter uitoefening van de toezichthoudende, goedkeurende en adviserende taken van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen stelt een profielschets op voor de leden van de raad van commissarissen van de vennootschap. Ter zake van de gewenste grootte en samenstelling wordt rekening gehouden met de aard en de omvang van de vennootschap en haar onderneming alsook de in dit kader gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. De profielschets dient onder andere een weerslag te zijn van de aard van de activiteiten, de internationalisatiegraad, de omvang en de specifieke risico’s op middellange en lange termijn van de onderneming.

Tot de raad van commissarissen mogen in ieder geval niet behoren de echtgenoot van een der commissarissen dan wel de geregistreerde partner of een andere metgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad van een der commissarissen.

De algemene vergadering van aandeelhouders evalueert samen met de raad van commissarissen ten minste éénmaal per jaar de vastgestelde profielschets aan de hand van daartoe op te stellen maatstaven en trekt daaruit conclusies voor de samenstelling, grootte, taken en werkwijze van de raad van commissarissen.

De door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde profielschets voor de raad van commissarissen van de vennootschap is een openbaar stuk.

Minimaal één lid van de raad van commissarissen is een zogenoemde financieel expert (‘financial literate’), hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel terrein bij grote rechtspersonen;

2.4 Auditcommissie

Indien de raad van commissarissen meer dan vijf leden bevat, stelt de raad van commissarissen uit zijn midden een auditcommissie in.

De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het bestuur ten aanzien van:
– de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van gedragscodes;
– de financiële informatieverschaffing door de vennootschap (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van “schattingsposten” in de jaarrekening, prognoses, werk van in- en externe accountants terzake e.d.);
– de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van interne en externe accountants;
– indien van toepassing, de rol en het functioneren van de interne accountantsfunctie;
– het beleid van de vennootschap met betrekking tot tax planning;
– de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de vennootschap;
– de financiering van de vennootschap;
De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten.

Het voorzitterschap van de auditcommissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van commissarissen, noch door een voormalige bestuurder van de vennootschap.

Van de auditcommissie maakt ten minste een financieel expert deel uit.

De auditcommissie bepaalt of en wanneer de voorzitter van het bestuur (of: chief executive officer), de bestuurder verantwoordelijk voor financiële zaken (of: chief financial officer), de externe accountant en de interne accountant bij haar vergaderingen aanwezig zijn.

De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch ten minste tweemaal per jaar, buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant.

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt de samenstelling van de auditcommissie, het aantal vergaderingen van de auditcommissie, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

De raad van commissarissen ontvangt van de auditcommissie een verslag van de beraadslagingen en bevindingen.

2.5 Andere commissies

De raad van commissarissen overweegt of het aanbeveling verdient om uit zijn midden andere commissies te benoemen.

De raad van commissarissen stelt voor elke commissie een reglement op. Het reglement geeft aan wat de rol en verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent.
Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt de samenstelling van de afzonderlijke commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.
De raad van commissarissen ontvangt van elk van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen.

2.6 Voorzitter en Secretaris van de raad van commissarissen

De raad van commissarissen kent een voorzitter die specifieke taken heeft met betrekking tot bespreking van relevante onderwerpen, de communicatie van commissarissen met het bestuur, met de accountant en met de door de raad van commissarissen aangestelde externe adviseurs.

De voorzitter van de raad van commissarissen bepaalt de agenda van de vergaderingen van de raad en leidt deze, ziet toe op het goed functioneren van de raad en zijn commissies, draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen, zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming, is namens de raad van commissarissen het voornaamste aanspreekpunt voor het bestuur, initieert de evaluatie van het functioneren van de raad van commissarissen en van het bestuur en draagt als voorzitter zorg voor een ordelijk en efficiënt verloop van de algemene vergadering van aandeelhouders. De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol ondersteund door de secretaris van de raad van commissarissen.

De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de vennootschap.

2.7 Ex-bestuurder

Bij benoeming van een voormalige bestuurder tot commissaris van de vennootschap dient te worden overwogen welke invloed het voormalig lidmaatschap van het bestuur heeft op het functioneren van de voormalige bestuurder in de raad van commissarissen alsook op het functioneren van het huidig bestuur.

Ter wille van de onafhankelijkheid en objectiviteit mag een kandidaat die gedurende de laatste drie jaren in het bestuur van de vennootschap heeft gefunctioneerd, niet benoemd worden tot commissaris van diezelfde vennootschap.

2.8 Politieke gezagsdragers

Uitgaande van de beginselen van behoorlijk bestuur dient er sprake te zijn van een zodanig governance structuur dat invulling wordt gegeven aan de begrippen transparantie en integriteit. Bij transparantie en integriteit is het van belang om belangenverstrengeling (‘conflict of interest’) tussen de verschillende entiteiten van de governance structuur te voorkomen. In dit kader zijn het primair het bestuur en de raad van commissarissen die verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vennootschap en voor het houden van toezicht hierop. Het bestuur en de raad van commissarissen moeten hierover verantwoording afleggen aan de aandeelhouders. Als gevolg hiervan is het voor politieke gezagsdragers niet mogelijk om zitting te nemen in de raad van commissarissen van de vennootschap.

2.9 Onafhankelijkheid

De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

De commissaris die wordt benoemd op basis van een specifieke voordracht moet zijn taak vervullen zonder mandaat van degenen die hem hebben voorgedragen en onafhankelijk van bij de onderneming betrokken deelbelangen.

Een commissaris geldt als onafhankelijk, indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:
– in de drie jaar voorafgaande aan de benoeming werknemer of bestuurder van de vennootschap, inclusief gelieerde vennootschappen, is geweest;
– een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voorzover zij niet past in de normale uitoefening van het bedrijf;
– in het jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris een bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt;
– gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders.

2.10 Herbenoeming

Een herbenoeming van een commissaris vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging.

Bij herbenoeming door de algemene vergadering van aandeelhouders van de commissarissen dient toetsing plaats te vinden aan het door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde profiel voor de raad van commissarissen van de vennootschap.

Een commissaris kan maximaal twee maal voor een periode van vier jaar zitting hebben in de raad van commissarissen van de vennootschap.

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat veel commissarissen tegelijk aftreden.

2.11 Tussentijds aftreden

Tussentijds aftreden van een commissaris kan geboden zijn bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of indien zijn integriteit in het geding is. Bij de beoordeling of deze situatie zich voordoet, is niet alleen het oordeel van de betrokken commissaris van betekenis. In het bijzonder de voorzitter van de raad van commissarissen dient in deze situaties waar nodig een actieve rol te spelen.
De voorzitter (en indien het in casu de voorzitter betreft de vice-voorzitter) van de raad van commissarissen zal, na interne discussie in de raad van commissarissen, de algemene vergadering van aandeelhouders op de hoogte stellen ingeval zich een situatie voordoet als bedoeld in de eerste zin van dit punt, opdat de algemene vergadering van aandeelhouders zich een oordeel kan vormen over mogelijk te nemen maatregelen.

2.12 Tegenstrijdig belang

Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en commissarissen moet worden vermeden.

Een commissaris meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissaris terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.

Indien de voorzitter van de raad van commissarissen een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor zichzelf, meldt hij dit terstond aan de vice-voorzitter van de raad van commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad.

Aan de beoordeling van de raad van commissarissen of sprake is van een tegenstrijdig belang neemt de betreffende commissaris niet deel. Deze bepaling wordt afzonderlijk opgenomen in het bij het in punt 2.1 aangegeven reglement van de Raad van Commissarissen

Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
– waarin een commissaris persoonlijk een materieel financieel belang houdt,
– waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een commissaris van de vennootschap;
– waarbij een commissaris van de vennootschap een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

Een commissaris neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij deze commissaris een tegenstrijdig belang heeft. Deze bepaling wordt afzonderlijk opgenomen in het bij het in punt 2.1 aangegeven reglement van de Raad van Commissarissen.

2.13 Aantal commissariaten

Het aantal commissariaten van een commissaris van de vennootschap bij andere vennootschappen moet zodanig worden beperkt dat een goede taakvervulling als commissaris van de vennootschap is gewaarborgd.

Het aantal commissariaten van een commissaris bedraagt maximaal vijf, waarbij het voorzitterschap van een raad van commissarissen dubbel telt.

2.14 Honorering

De algemene vergadering van aandeelhouders van de vennootschap stelt de honorering van de commissarissen vast.

De honorering van commissarissen is niet afhankelijk van de resultaten van de vennootschap.

Een commissaris mag niet afzonderlijk worden gehonoreerd voor door hem aan de vennootschap verstrekte adviezen.

De hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele commissarissen wordt opgenomen in het jaarverslag van de vennootschap.

2.15 Persoonlijke voordelen

Commissarissen dienen op geen enkele wijze persoonlijk profijt te trekken van de ondernemingsactiviteiten anders dan via de commissarissenvergoeding. Dit betekent dat zij, teneinde elke schijn van misbruik te voorkomen, beperkingen dienen te aanvaarden in hun vrijheid van handelen ten aanzien van de vennootschap, zoals het aanvaarden van nevenfuncties.

Alle zakelijke relaties tussen de vennootschap en een commissaris worden opgenomen in het jaarverslag van de vennootschap.

De vennootschap verstrekt aan haar commissarissen geen persoonlijke leningen, garanties en dergelijke.

3. Het bestuur
3.1 Taak en werkwijze

Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap, hetgeen onder meer inhoudt dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap, voor de strategie en voor het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. In dit kader richt het bestuur zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vennootschap en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de vennootschap betrokken partijen af. Hiertoe zal het bestuur een beleid voeren waarbij rekening wordt gehouden met financiële, commerciële, technische, personele, informatiserings- en automatiseringsaspecten van de vennootschap. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen en aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de raad van commissarissen.

Teneinde het bestuur in de gelegenheid te stellen om bij de introductie van deze Code zijn taakvervulling nader in lijn te brengen met de bepalingen van deze Code alsook om in verband met die introductie een zorgvuldige aanpassing van de contractuele bepalingen ten aanzien van bestuursleden mogelijk te maken, zal in dit kader een overgangsregeling gelden waarbij de bij de introductie bestaande benoemingen onaangetast zullen blijven totdat de op dat moment lopende zittingstermijnen van die bestuurders eindigen dan wel totdat er uit anderen hoofde sprake is van een wijziging in de samenstelling van het bestuur. Bij die overgangsregeling geldt ook dat de vigerende bepalingen aangaande de huidige bestuurders gehonoreerd dienen te worden.

3.2 Politieke gezagsdragers

Uitgaande van de beginselen van behoorlijk bestuur dient er sprake te zijn van een zodanig governance structuur dat invulling wordt gegeven aan de begrippen transparantie en integriteit. Bij transparantie en integriteit is het van belang om belangenverstrengeling (‘conflict of interest’) tussen de verschillende entiteiten van de governance structuur te voorkomen. In dit kader zijn het primair het bestuur en de raad van commissarissen die verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vennootschap en voor het houden van toezicht hierop. Het bestuur en de raad van commissarissen moeten hierover verantwoording afleggen aan de aandeelhouders. Als gevolg hiervan is het voor politieke gezagsdragers niet mogelijk om zitting te nemen in het bestuur van de vennootschap.

3.3 Doelstellingen en Strategie

De raad van bestuur formuleert schriftelijk de ondernemingsdoelstellingen, de strategie en het algemeen beleid van de vennootschap en doet deze vervolgens toekomen aan de raad van commissarissen en de aandeelhouders ter goedkeuring respectievelijk vaststelling hiervan. Het bestuur is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten van de vennootschap, de interne risicobeheersings- en controlesystemen, de financiering van de vennootschap en de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. Het bestuur zal de risico’s verbonden aan het gekozen beleid onderscheidenlijk de strategie schriftelijk aan de raad van commissarissen rapporteren. Eveneens meldt het bestuur aan de raad van commissarissen de uitkomsten van de beoordeling van de opzet van de interne beheersingssystemen die gericht zijn op het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid dat de activa zijn beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik, dat een adequate financiële administratie wordt gevoerd en dat de door de vennootschap gepresenteerde financiële informatie betrouwbaar is. De hoofdzaken van deze rapportage behoren een vaste plaats in het jaarverslag te hebben.

3.4 Algemeen beleid

Tot de nadere invulling van het algemene beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– de opstelling en jaarlijkse bijstelling van een business plan, zijnde het document waarin de missie, de lange termijn doelstellingen, het lange termijn beleid en de strategische oriëntatie van de vennootschap zijn uitgewerkt. Het business plan bevat concrete, toetsbare doelstellingen en plannen ten aanzien van ondermeer de winstgevendheid en het financiële-, commerciële-, technische-, sociale-, personeels-, informatie- en automatiseringsbeleid van de vennootschap;
– de opstelling van het jaarplan en van de daaruit voortvloeiende jaarlijkse exploitatie- en investeringsbegrotingen. Het jaarplan en de begrotingen zijn de concrete uitwerking van het business plan en dienen in overeenstemming daarmee te worden opgesteld. Tenminste drie maanden vóór het begin van het nieuwe begrotingsjaar dienen jaarplan en begroting door het bestuur aan de raad van commissarissen te worden voorgelegd, terwijl de raad van commissarissen uiterlijk op 15 december vóór de aanvang van het desbetreffende boekjaar de begroting moet hebben behandeld en goedgekeurd;
– het vaststellen, zonodig wijzigen en implementeren van de organisatiestructuur;
– het leiding geven aan de uitvoering van het door de raad van commissarissen goedgekeurde businessplan, het jaarplan en de begrotingen;
– het zorgdragen voor een bedrijfsvoering conform alle eisen en verplichtingen ingevolge de wet, de statuten van de vennootschap, besluiten, richtlijnen en aanwijzingen van de bevoegde organen van de vennootschap;
– het leiding geven aan de algemene gang van zaken binnen de ondernemingen en al hun vestigingen en eventuele dochtervennootschappen;
– het op basis van de eventuele management overeenkomsten leiding geven aan de algemene gang van zaken van ondernemingen waarover de vennootschap op grond van overeenkomst het management voeren;
– het vaststellen van een bestuursreglement waarin de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het bestuur casu quo het management team is uitgewerkt;
– het vaststellen en zorgdragen voor de uitvoering van het kwaliteitsbeleid van de onderneming;
– het periodiek rapporteren aan de raad van commissarissen en aan de algemene vergadering van aandeelhouders;
– alle overige taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden haar opgedragen door de wet of de statuten van de vennootschap.

3.5 Financieel beleid

Tot de nadere invulling van het financiële beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– het zorgdragen voor de uitvoering van het financieel beleid in overeenstemming met het businessplan, het jaarplan en de jaarlijkse begrotingen;
– het bewaken van de door de raad van commissarissen goedgekeurde begrotingen en het tijdig signaleren van relevante afwijkingen ten opzichte van de begrotingen;
– het zorgdragen voor de voorziening in de vermogensbehoefte van de vennootschap op langere termijn;
– het zorgdragen voor de bewaking van de liquiditeits- en solvabiliteitspositie van de vennootschap;
– het zorgdragen voor een adequate administratieve organisatie en voor een adequate interne controle op de werking van de administratieve organisatie;
– het zorgdragen voor de toepassing van een geëigende offerteprocedure voor alle aankopen;
– het nemen van beslissingen over oninbare vorderingen;
– het doen van voorstellen ten aanzien van dividenduitkeringen;
– het jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar -behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste zes maanden door de algemene vergadering van aandeelhouders op grond van bijzondere omstandigheden- opmaken van een jaarrekening op basis van de verslaggevingsgrondslagen zoals opgenomen in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, bestaande uit:
• bedrijfsdoelstellingen en strategie;
• daaraan verbonden risico’s en de mechanismen tot beheersing van risico’s van financiële aard;
• een balans, een winst- en verliesrekening, een kasstroomoverzicht;
• een toelichting hierop;
• een jaarverslag.
Het bestuur bespreekt deze stukken binnen deze termijn met de raad van commissarissen, teneinde de raad van commissarissen in staat te stellen daarover een preadvies op te stellen.

3.6 Commercieel beleid

Tot de nadere invulling van het commerciële beleid van het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– het zorgdragen voor de uitvoering van het commerciële beleid in overeenstemming met het business plan, het jaarplan en de jaarlijkse begrotingen;
– de bepaling van de samenstelling en omvang van het producten- en dienstenpakket, waaronder het initiëren en stimuleren van ontwikkeling van nieuwe producten- en diensten;
– het vaststellen en zo nodig bijstellen van het beleid voor het gehele producten- en dienstenpakket;
– het zorgdragen voor een hoge mate van leverbetrouwbaarheid van het gehele producten- en dienstenpakket.

3.7 Technisch beleid

Tot de nadere invulling van het technische beleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– het zorgdragen voor de uitvoering van het technisch beleid in overeenstemming met het business plan, het jaarplan en de jaarlijkse begrotingen;
– het zorgdragen voor een adequaat niveau van beschikbaarheid van het producten- en dienstenpakket, onder meer door tijdige vervanging en een adequate staat van onderhoud van de infrastructuur;
– het zorgdragen voor continuïteit door een aan de eisen des tijds beantwoordend kwaliteitsniveau van de infrastructuur- en de diensten.

3.8 Sociaal- en personeelsbeleid

Tot de nadere invulling van het sociale en personeelsbeleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– het zorgdragen voor de uitvoering van het sociale- en personeelsbeleid in overeenstemming met het business plan, het jaarplan en de jaarlijkse begrotingen;
– het opstellen en vaststellen van een organisatiestructuur met het daarbij behorende personeelsformatieplan met in achtneming van taak- en doelstelling van de entiteit en de voor de entiteit beschikbare middelen en het door de raad van commissarissen vastgesteld kader;
– het om de vijf jaar evalueren en zo nodig aanpassen van het personeelsformatieplan;
– het leidinggeven aan en delegeren van bevoegdheden aan de leden van het management team;
– indien van toepassing het voeren van onderhandelingen met vakorganisaties inzake bovenstaande onderwerpen en alle mogelijke overige zaken en het bereiken van overeenstemming over CAO’s;
– het vaststellen en uitvoeren van een opleidingsplan;
– het zorgdragen voor de ontwikkeling van onder andere competenties en management potentieel binnen de vennootschap ter bevordering van de doorstromingen van binnenuit bij de vervulling van (kader)functies;
– het vrijgeven en zorgdragen voor tijdige vervulling van vacatures binnen de personeelsformatie. De werving en selectie dient op een transparante wijze en in principe middels een open sollicitatieprocedure te geschieden;
– alle vacatures dienen gepubliceerd te worden op een daartoe door de overheid aangewezen website;
– het zorgdragen voor adequate arbeidsomstandigheden en een veilige bedrijfsvoering;
– het vrijgeven en zorgdragen voor tijdige vervulling van vacatures;
– het nemen van disciplinaire maatregelen tegen medewerkers.
– het opstellen en vaststellen van een organisatiestructuur met het daarbij behorende personeelsformatieplan met in achtneming van taak- en doelstelling van de entiteit en de voor de entiteit beschikbare middelen en het door de raad van commissarissen vastgesteld kader;
– het om de vijf jaar evalueren en zo nodig aanpassen van het personeelsformatieplan

3.9 Informatie- en automatiseringsbeleid

Tot de nadere invulling van het informatie- en automatiseringsbeleid door het bestuur van de vennootschap behoort onder meer:
– het zorgdragen voor de uitvoering van het informatie- en automatiseringsbeleid in overeenstemming met het businessplan, het jaarplan en de jaarlijkse begrotingen;
– het zorgdragen voor een adequaat systeem van interne berichtgeving en de daarbij behorende management rapportages.

3.10 Informatieverzorging door het bestuur

De raad van commissarissen spreekt met het bestuur expliciet af welke informatie commissarissen zullen ontvangen, in welke graad van detaillering en in welke frequentie.

Het bestuur zal de raad van commissarissen van juiste, volledige en tijdige informatie moeten voorzien. De commissaris die de benodigde informatie voor een goede oordeelsvorming, niet verkrijgt, vraagt hier nadrukkelijk om, één en ander binnen de grenzen van de redelijkheid.

Het bestuur en de raad van commissarissen maken jaarlijks een jaarplanning van vergaderdata op. Deze vergaderingen vinden minimaal éénmaal per kwartaal plaats;

Het bestuur levert minimaal twee weken vóór de datum van de vergadering de agenda en de vergaderstukken aan.

Het bestuur verschaft de raad van commissarissen per kwartaal binnen één maand na afloop van het kwartaal schriftelijke informatie over de gang van zaken binnen de vennootschap. Deze informatie bevat tenminste:
– de resultatenrekening over het afgelopen kwartaal in vergelijking met het overeenkomstige kwartaal van het vorige jaar en met de begroting voor het betreffende kwartaal en de balans per het einde van het kwartaal; al het voorgaande dient tevens gesplitst naar relevante activiteiten/bedrijfsonderdelen te worden verstrekt;
– een analyse van en verklarende toelichting op bovenstaande informatie;
– de stand van zaken betreffende lopende grote investeringsprojecten en andere belangrijke lopende projecten zoals reorganisaties, CAO onderhandelingen, fusies, overname, samenwerkingsverbanden, grote aan- en verkoopcontracten.

Het bestuur licht de verschafte informatie mondeling toe en legt de relatie met het goedgekeurde business plan en jaarplan.

Het bestuur brengt alle informatie die redelijkerwijs van belang is voor het voortbestaan van de vennootschap op korte of langere termijn zoals plotseling bekend geworden verliezen, opzegging van samenwerkingsovereenkomsten, claims tegen de vennootschap, calamiteiten, e.d. onverwijld ter kennis van de raad van commissarissen.

Het staat de raad van commissarissen vrij om, na daarvan het bestuur in kennis gesteld te hebben, bij andere bronnen binnen en buiten de vennootschap zoals de leden van het management team, Personeelsvertegenwoordigingen, externe accountants, externe adviseurs, e.d., informatie te vergaren die zij voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht. Het bestuur is gehouden alle medewerking te verlenen aan de verstrekking van deze informatie.

3.11 Bezoldiging van het bestuur

De bezoldiging van het bestuur wordt vastgesteld door de raad van commissarissen, rekening houdende met de door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde kaders en wettelijke kaders, vastgestelde kaders.

De bezoldigingsstructuur, met inbegrip van ontslagvergoeding is zodanig dat zij de belangen van de vennootschap op middellange en lange termijn bevordert, niet aanzet tot gedrag van bestuurders in hun eigen belang met veronachtzaming van het belang van de vennootschap en waarbij falende bestuurders bij ontslag niet worden ‘beloond’.

Bij de vaststelling van de hoogte en structuur van de bestuursbezoldiging wordt onder meer rekening gehouden met de resultatenontwikkeling alsmede andere voor de vennootschap relevante ontwikkelingen;

Onderdeel van de bestuursbezoldiging is bij voorkeur een prestatie-afhankelijke beloning, welk gekoppeld is aan vooraf bepaalde, meetbare en beïnvloedbare doelen, die deels op korte termijn en deels op lange termijn moeten worden gerealiseerd. Deze prestatie-afhankelijke beloning moet de binding van de bestuurders aan de vennootschap en haar doelstellingen versterken. Hierbij geldt dat de prestatie-afhankelijke beloning gekoppeld wordt aan het benoemingscontract van de bestuurder waarbij dit contract een bepaalde tijdsduur behelst die kan worden verlengd.

De raad van commissarissen voert jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met het bestuur waarin onder meer aan de orde komt de gang van zaken in het afgelopen jaar en het functioneren van het bestuur intern en naar buiten toe en aan de hand waarvan de vaststelling van bovengenoemde prestatie-afhankelijke beloning, indien van toepassing, geschiedt.

De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders geen persoonlijke leningen, voorschotten, garanties en dergelijke, tenzij in de normale uitoefening van het bedrijf en tegen de daarvoor voor het personeel geldende voorwaarden en na goedkeuring van de raad van commissarissen. Verstrekte leningen worden niet kwijtgescholden.

De verkoop, verstrekking of ter beschikking stelling van een door een vennootschap aangeboden goed of dienst aan een bestuurder, directeur of personeelslid van die vennootschap, geschiedt tegen marktvoorwaarden

In het jaarverslag dient informatie over de hoogte en structuur van bezoldiging en het bezoldigingsbeleid te worden opgenomen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De toelichting op de jaarrekening bevat in ieder geval informatie over de hoogte en structuur van de bezoldiging van de individuele bestuurders, inclusief materiële wijzigingen in het bezoldigingsbeleid en andere regelingen die met bestuurders zijn overeengekomen.

3.12 Tegenstrijdige belangen

De bestuurders dienen op geen enkele wijze persoonlijk profijt te trekken van de ondernemingsactiviteiten van de vennootschap, anders dan via de overeengekomen beloning. Dit betekent dat zij teneinde elke schijn van misbruik te voorkomen, beperkingen dienen te aanvaarden in hun vrijheid van handelen ten aanzien van de vennootschap. Elke schijn van belangenverstrengeling tussen de vennootschap en een bestuurslid dient te worden vermeden.

Een bestuurder zal:
– niet in concurrentie met de vennootschap treden;
– geen schenkingen van de vennootschap voor zichzelf, zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad vorderen of aannemen;
– ten laste van de vennootschap derden geen onrechtvaardige voordelen verschaffen;
– geen zakelijke kansen die aan de vennootschap toekomen voor zichzelf of voor zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad benutten;

Een bestuurder meldt een potentieel tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of voor de betreffende bestuurder terstond aan de voorzitter van de raad van commissarissen en aan de overige leden van het bestuur en verschaft daarover alle relevante informatie, inclusief de voor de situatie relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad.

De raad van commissarissen besluit buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder of er sprake is van een tegenstrijdig belang.

Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer de vennootschap voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
– waarin een bestuurder persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
– waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een bestuurder van de vennootschap;
– waarbij een bestuurder van de vennootschap een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

Een bestuurder neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming inzake een onderwerp of transactie waarbij de bestuurder zelf een tegenstrijdig belang heeft. Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen en die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap worden gepubliceerd in het jaarverslag.

4. De algemene vergadering van aandeelhouders
4.1 Bevoegdheden

De algemene vergadering van aandeelhouders dient zodanig invloed te kunnen uitoefenen op het beleid van het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van “checks and balances” in de vennootschap.

De besluiten van het bestuur omtrent een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van de vennootschap of de onderneming zijn aan de goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders onderworpen. Ook besluiten met betrekking tot onder meer de vaststelling van de ondernemingsdoelstellingen, de strategie en het algemeen beleid, alsmede de meerjarenbegroting zijn aan de goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders onderworpen.

Als apart agendapunt op de algemene vergadering van aandeelhouders worden in ieder geval de volgende punten behandeld:
– het reservering- en dividendbeleid van de vennootschap (de hoogte en bestemming van de reservering, de hoogte van het dividend);
– het voorstel tot uitkering van dividend;
– eventuele vervreemding van aandelen van de vennootschap;
– eventuele participatie in andere rechtspersonen dan wel vervreemding van deelnemingen waarin de vennootschap participeert;
– goedkeuring van het door het bestuur gevoerde beleid (décharge van bestuurders);
– goedkeuring van het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht (décharge van commissarissen);
– benoeming van de externe accountant, uitgaande van een maximale zittingstermijn van vier jaren.

De agenda voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders wordt zodanig ingericht dat duidelijk te onderscheiden besluiten worden genomen over enerzijds goedkeuring van het gevoerde beleid en de décharge daarvoor, en anderzijds goedkeuring, onderscheidenlijk vaststelling van de jaarrekening. Dit betekent dat in de agenda een splitsing wordt aangebracht tussen enerzijds de vaststelling van de jaarrekening inclusief dividendvoorstel en anderzijds goedkeuring van het door het bestuur van de vennootschap gevoerde beleid en het door de raad van commissarissen uitgeoefende toezicht hierop, tevens inhoudende décharge van de bestuursleden en commissarissen.

4.2 Selectie en benoeming van commissarissen en bestuurders

Bij landsbesluit wordt een entiteit opgericht, welk belast is met advisering van de overheid inzake de selectie en benoeming van commissarissen en bestuurders van de vennootschap. Deze entiteit heeft in ieder geval de volgende taken:
– het, in overleg met de raad van commissarissen en raad van bestuur van de verschillende vennootschappen, geven van adviezen inzake de te hanteren selectiecriteria en benoemingsprocedures voor commissarissen en bestuurders;
– de periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de raad van commissarissen en het bestuur van de vennootschap alsook het doen van een voorstel voor een profielschets van de raad van commissarissen;
– de periodieke beoordeling van het functioneren van individuele commissarissen en bestuurders van de vennootschap alsook de rapportage hierover aan de algemene vergadering van aandeelhouders.

4.3 Remuneratie van commissarissen en bestuurders

Bij landsbesluit wordt een entiteit opgericht, welk belast is met advisering van de overheid inzake de remuneratie van commissarissen en bestuurders van de vennootschap. Deze entiteit heeft in ieder geval de volgende taken;
– het geven van adviezen aan de algemene vergadering van aandeelhouders betreffende het te volgen bezoldigingsbeleid;
– het geven van adviezen aan de algemene vergadering van aandeelhouders inzake de bezoldiging van individuele bestuurders ter vaststelling door de raad van commissarissen , in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: (i) de bezoldigingsstructuur en (ii) de hoogte van de vaste en variabele bezoldigingscomponenten, (iii) pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen (iv) de prestatiecriteria en de toepassing hiervan.

4.4 Informatieverschaffing aan de algemene vergadering van aandeelhouders

Het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap verschaffen de algemene vergadering van aandeelhouders tijdig alle relevante informatie die zij behoeft voor de uitoefening van haar bevoegdheden.

4.5 Verslag en verantwoording inzake corporate governance

Het bestuur en de raad van commissarissen dienen in het jaarverslag te vermelden in hoeverre zij de bepalingen van deze Code hebben opgevolgd. Zij motiveren daarin het besluit indien de bepalingen van deze Code (deels) niet zijn opgevolgd of indien van voormelde bepalingen is afgeweken. (het zogenaamde “comply or explain” beginsel). In voormeld jaarverslag wordt ook melding gemaakt van:
– de samenstelling van de raad van commissarissen inclusief het bestaan van commissies;
– de visie op de ondernemingsstrategie, het functioneren van het bestuur en van de raad van commissarissen.

De raad van commissarissen zal jaarlijks aan de externe accountant een opdracht verstrekken om de juistheid van de rapportage inzake de opvolging van de verifieerbare punten uit deze Code te onderzoeken. De accountant doet schriftelijk verslag van zijn bevindingen aan het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering van aandeelhouders. Tevens wordt hieromtrent een mededeling van de accountant inzake de uitkomsten van dit onderzoek in het jaarverslag opgenomen.

5. Overige bepalingen
5.1 Financiële verslaggeving

Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van het jaarverslag en andere openbaar gemaakte financiële berichten aangaande de vennootschap. De raad van commissarissen ziet er op toe dat het bestuur deze verantwoordelijkheid vervult.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij het bestuur bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving wordt gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt het bestuur ervoor dat de financiële informatie rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd, en dat de integriteit van de informatie niet wordt aangetast. De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze interne procedures.

5.2 Benoeming, beloning en beoordeling van het functioneren van de externe accountant

De externe accountant wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De raad van commissarissen doet daartoe een voordracht, waarbij zowel de auditcommissie als het bestuur advies uitbrengen aan de raad van commissarissen.

De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van niet-controlewerkzaamheden door de externe accountant worden goedgekeurd door de raad van commissarissen op voorstel van de auditcommissie en na overleg met het bestuur.

De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De externe accountant woont derhalve deze vergadering bij en is daarin bevoegd het woord te voeren.

Het bestuur en de auditcommissie rapporteren jaarlijks aan de raad van commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van de wenselijkheid van rotatie van verantwoordelijke partners binnen een kantoor van externe accountants dat met de controle is belast en van het verrichten van niet-controlewerkzaamheden voor de vennootschap door hetzelfde kantoor). Mede op grond hiervan bepaalt de raad van commissarissen zijn voordracht aan de algemene vergadering van aandeelhouders tot benoeming van een externe accountant.

Het bestuur en de auditcommissie maken ten minste éénmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de algemene vergadering van aandeelhouders medegedeeld ten behoeve van de beoordeling van de voordracht tot benoeming van de externe accountant.

In het kader van de benoeming van een nieuwe externe accountant, dient ten minste rekening te worden gehouden met de volgende criteria:
– algehele branchekennis en controle-ervaring van de externe accountant;
– relevante kennis en controle-ervaring van het in te zetten controleteam;
– de controleaanpak, inclusief een indicatie van de te hanteren controletolerantie;
– de inhoud en kwaliteit van de management letters en andere relevante rapporten betrekking hebbende op de controlebevindingen, de kwaliteit van de interne beheersing en de beheersing van frauderisico’s;
– het declaratiebedrag en betalingsschema voor de jaarrekeningcontrole van de vennootschap.

5.3 Relatie en communicatie van de externe accountant met de organen van de vennootschap

De raad van commissarissen of de door hem uit de leden benoemde auditcommissie heeft tenminste éénmaal per jaar een bespreking met de externe accountant. Aan de orde komen in ieder geval de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage.

De raad van commissarissen wint ter vergadering het oordeel in van de externe accountant inzake het functioneren van de administratie en mogelijk aan te brengen wijzigingen in werkwijze en organisatie hiervan.

De externe accountant woont de vergadering van de raad van commissarissen bij waarin over de goedkeuring van de jaarrekening wordt besloten.

De externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijktijdig aan het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap.

II. (vervallen)
III. Dit landsbesluit wordt aangehaald als “Landsbesluit Code Corporate Governance Curaçao” .
IV. (vervallen)